Мякушкин Д.Е.

Основное содержание
промежуточных отчётных сессий проекта

Печатается по публикации: Мякушкин Д.Е. Формирование управленческого состава организации: основные этапы процесса отбора, обучения и практической подготовки группы кадрового резерва. – Челябинск, Вестник Южно-Уральского Государственного университета. Серия «Психология», 2010.

 Технология  управления проектами, выступая как средство эффективного решения комплексных организационных проблем, применяется в процессе решения организационных задач и практической подготовки «резервистов» и основана на включении специалистов предприятия  в процессы решения проблем управления и развития компании. В качестве базовой ячейки технологии выступает возглавляемая «резервистами» группа людей, решающая конкретные организационные (управленческие, технические и т.д.) задачи. Регулярные промежуточные отчетные сессии, проводимые при одновременном участии нескольких проектных групп, чередуются с периодами практических действий членов каждой проектной группы и осуществлением запланированных на сессии шагов по реализации проектов.

«Промежуточные отчетные сессии» проводятся с периодичностью 1 раз в месяц для обсуждения особенностей реализации проектов и оценки полученных результатов работы каждой проектной группы, а также для совместного планирования задач и конкретных шагов по их достижению на следующий «межсессионный» период. В сессии принимают участие несколько проектных групп одновременно, при этом каждая проектная группа публично представляет результаты своей работы в межсессионном периоде, описывает основные методы получения этих результатов и представляет своё видение дальнейших действий в проекте. Особенностью процесса является использование опыта и ресурса всех участников, включая участвующих в процессе в качестве экспертов руководителей организации, для планирования дальнейших шагов каждой проектной группы на период до следующей промежуточной сессии. Презентация проводится группами с учётом результатов, уже полученных и представленных на предыдущих сессиях, что даёт возможность не только каждый раз видеть целостную картину работы каждой группы, но и корректировать особенности и масштаб подачи материала для слушателей. Тем самым последовательно формируется логичная структура и целостное содержание итоговой презентации, осуществляемой перед руководством организации.

В процессе презентации результатов для каждой проектной группы осуществляется:

1. отчёт проектной группы о проделанной работе, предпринятых шагах и полученных результатах перед всеми участниками проекта (членами других проектных групп, консультантами и руководителями организации, участвующими в сессии в качестве экспертов);

2. обсуждение проведённой презентации всеми участниками промежуточной отчётной сессии. Оценка общего впечатления, полученного остальными участниками сессии от проведённой презентации. «Обратная связь» каждой проектной группе о замеченных ошибках, слабых и сильных сторонах презентации. Рекомендации членам группы по изменению последовательности подачи материала, структурной и содержательной части представленной презентации и т.д.;

3. обсуждение со всеми участниками содержательной части проекта и сложившейся ситуации в проекте. Совместное формирование (мозговой штурм, групповая дискуссия) рекомендаций группе по планированию дальнейших действий в работе над проектом;

4. обсуждение возможных угроз и факторов, помогающих и мешающих группе в работе по реализации проекта;

5. создание предварительного пошагового плана работы для каждой проектной группы на период до следующей промежуточной сессии (на следующий месяц).

После завершения презентаций всех групп и создания пошаговых детальных планов работы на ближайший месяц участникам оказывается консультационная поддержка: осуществляется консультирование членов проектных групп по вопросам личностных и организационных ограничений для работы в проекте, особенностей и сложностей участия в проекте, дальнейшего планирования шагов по достижению результата и особенностей их реализации. Для руководителя каждой проектной группы проводится сессия коучинга для осмыслением полученного ими опыта управления людьми в проекте, обсуждения трудностей и ограничений в процессе достижении результата и постановки личных и организационных целей на следующий межсессионный период.

Промежуточная отчётная сессия проводится в течение одного рабочего дня. Как правило, на первой промежуточной сессии осуществляется обучение членов проектных групп основным правилам и последовательности подачи наглядной слайдовой части презентации: правилам оформление слайдов, цветовые решения, последовательности подачи информации, степени необходимого укрупнения и разукрупнения информации, особенностей представления текстовой информации, правил оформления таблиц и цифровых данных и т.д.